Vos clients trouvent leurs devis et leurs factures
sans vous appeler.
Moins d'appels, moins de pièces jointes.
Un espace où chaque client retrouve ses devis, ses factures, ses documents et l'avancement de son dossier, branché sur les logiciels que vous utilisez déjà.
Un client appelle pour savoir où en est son dossier. Un autre demande la copie d'une facture envoyée il y a trois mois. Un troisième renvoie un document déjà reçu par mail, parce qu'il ne sait plus si vous l'avez. Chaque demande prend quelques minutes, se répète toute la semaine, et l'information existe déjà dans vos outils.
Nous construisons le portail qui la montre à vos clients, et nous vous le laissons. Chacun ne voit que ce qui le concerne, et le code est livré dans votre dépôt.
Réponse sous 24 à 48 h ouvrées, par la personne qui fera la mission.
Vous vous reconnaissez dans au moins deux de ces phrases.
Ce sont les phrases que nous entendons au premier appel, dites avec les mots des dirigeants qui nous appellent.
Portail client du marché ou portail construit pour vous : comment trancher.
Beaucoup de logiciels de gestion proposent déjà un espace client. Quand le vôtre suffit, nous vous le disons au premier appel.
Activez l'espace client de votre logiciel s'il montre ce que vos clients cherchent.
Si vos clients veulent surtout leurs factures et que votre logiciel de facturation les publie déjà en ligne, ouvrez cet accès et prévenez-les. Construire un portail pour refaire la même chose serait de l'argent mal placé.
Le sur mesure se justifie quand le dossier du client vit dans plusieurs logiciels.
Le devis dans un outil, la facture dans un autre, l'avancement dans un tableur et les documents dans une boîte mail. Le client ne veut pas quatre accès : il veut une page où tout se retrouve, à jour, sans que votre équipe ressaisisse quoi que ce soit.
Et quand votre façon de suivre un dossier n'existe dans aucun logiciel.
Les étapes d'un chantier, d'une étude, d'un sinistre ou d'une commande spéciale ont leurs mots à vous. Un espace client générique les écrase. Un portail construit pour vous montre au client exactement l'étape où il en est, avec vos mots.
Ou quand l'extranet actuel est devenu intouchable.
Un ancien extranet que personne ne sait faire évoluer, des comptes qu'on crée à la main, des documents qu'on dépose un par un. Nous reprenons ce qui existe, récupérons les comptes et les documents, et construisons la suite. Notre page sur la reprise d'une application détaille la méthode.
Comment se construit un portail client ou un extranet sur mesure.
Trois temps. Le cadrage aboutit à un devis fixe. La construction livre une version utilisable toutes les deux semaines. L'ouverture se fait par un petit groupe de clients.
Cadrage : ce que vos clients vous demandent, vraiment.
Nous partons des appels et des mails de vos clients : ce qu'ils demandent le plus souvent, ce que votre équipe va chercher pour leur répondre, et dans quel logiciel. Nous en sortons la liste des écrans du premier portail, les liaisons avec vos logiciels et un devis fixe. Le détail de cette étape est dans notre guide sur le cadrage d'un projet informatique.
Construction : les factures et les documents d'abord.
La première version montre ce que vos clients cherchent le plus, souvent leurs factures et leurs documents. Le suivi du dossier, le dépôt de pièces et la validation des devis arrivent ensuite, par sprints de deux semaines, dans l'ordre de ce qui supprime le plus d'appels.
Ouverture : un petit groupe de clients, puis tous.
Nous ouvrons le portail à quelques clients qui acceptent de le tester, nous corrigeons ce qui les gêne, puis nous l'ouvrons à tous. Les comptes se créent depuis vos données existantes : personne ne ressaisit la liste de vos clients.
Ce que vous obtenez.
Quatre choses concrètes, toutes chez vous le jour où la mission se termine.
Un espace par client, et personne d'autre dedans.
Chaque compte ne voit que ses devis, ses factures, ses documents et ses dossiers. Si un client a plusieurs sites ou plusieurs interlocuteurs, chacun reçoit les droits qui lui reviennent.
Des informations qui viennent de vos logiciels.
Les factures sortent de votre facturation, l'avancement de votre outil de suivi. Votre équipe continue de travailler dans ses logiciels, et le portail se met à jour sans ressaisie.
Les documents rangés au bon dossier.
Quand un client dépose une pièce, elle arrive au bon endroit, avec son nom et sa date, et votre équipe est prévenue. Fini le document qu'on cherche dans trois boîtes mail.
Le code, dans votre dépôt.
Avec une documentation qui tient en quelques pages utiles et des tests automatiques sur les accès. Un développeur que vous choisissez peut le reprendre sans nous.
Ce que nous nous engageons à ne pas vous faire subir.
La liste vient de ce qu'ont vécu des entreprises passées par un éditeur ou par un premier prestataire.
Des espaces où chacun ne voit que ce qui le concerne.
Aucun de ces projets ne s'appelait « portail client ». Chacun a donné à des personnes extérieures un accès à ce qui les concerne, et à rien d'autre.
AGFC, football corporatif à Genève.
L'association gère un championnat entier : équipes, licences, feuilles de match, discipline, factures des clubs. La plateforme compte huit rôles, chacun limité à son club ou à son association, et couvre la vie de l'association de l'inscription d'une équipe jusqu'à la facture envoyée à son club. Lire le cas
GAG, association des arbitres genevois.
Le comité gère les inscriptions aux formations et les dossiers des candidats. Trois niveaux d'accès délégué vont de la simple consultation à l'accès complet, et les 1 355 pièces d'identité des candidats ne sont accessibles qu'au comité. Lire le cas
Votre situation est différente ? Parlons-en. Si vous cherchez d'abord un outil pour suivre vos affaires en interne, regardez le CRM sur mesure ; s'il doit aussi gérer stocks, production ou chantiers, l'ERP sur mesure.
Les Q/R.
Combien coûte un portail client sur mesure ?
Le prix dépend du nombre d'écrans, des documents à montrer et des logiciels à relier. Il se fixe au cadrage, qui coûte 3 900 € HT pour un projet ciblé et 5 000 € HT pour un tour d'horizon de l'entreprise. La construction avance ensuite par sprints de deux semaines, à partir de 8 000 € HT le sprint, et le devis est arrêté avant le premier.
Combien de temps pour ouvrir un portail client ?
Deux semaines de cadrage, puis une première version ouverte à quelques clients après quelques sprints de deux semaines : les factures et les documents d'abord, le suivi du dossier ensuite.
Quelle différence entre un extranet et un portail client ?
Les deux mots désignent un espace en ligne réservé à vos clients. On parle plutôt d'extranet pour un espace de documents, et de portail client quand le client y suit aussi son dossier, valide un devis ou dépose une pièce. La différence tient à ce que l'espace permet de faire.
Un client peut-il voir les documents d'un autre client ?
Non, et c'est la première chose que nous testons. Chaque compte ne voit que ce qui le concerne, et les tests automatiques vérifient à chaque modification qu'un client connecté ne peut pas ouvrir la page d'un autre.
Le portail peut-il se brancher sur notre logiciel de facturation ?
C'est même ce qui lui donne son intérêt : les factures, les devis et l'avancement viennent de vos logiciels, sans ressaisie. Le cadrage vérifie ce que vos logiciels permettent d'en sortir, et comment.
Nos clients vont-ils vraiment s'en servir ?
Ils s'en servent quand le portail leur évite un appel ou un mail : retrouver une facture, voir où en est leur dossier, déposer une pièce. Nous l'ouvrons d'abord à un petit groupe de clients et nous gardons ce qu'ils utilisent.
À qui appartiennent le code et les données ?
À vous. Le code est livré dans votre dépôt, les données vivent sur votre hébergement, et un autre développeur peut reprendre le portail sans nous. Pour l'hébergement, voyez notre offre en France ou en Suisse.
Si vous avez lu jusqu'ici, prenons 30 minutes.
30 minutes en visio. Vous nous dites ce que vos clients vous demandent le plus souvent et où votre équipe va chercher la réponse. À la fin de l'appel, vous saurez si un portail sur mesure vaut le coup chez vous, ou si l'espace client de votre logiciel actuel suffit.
Réponse sous 24 à 48 h ouvrées, par la personne qui fera la mission.
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